Aprovecho esta entrada para explicar la experiencia de trabajo que tuve cuando me ofrecieron la oportunidad de colaborar en la producción y organización del XIII Congreso Nacional de Empresarios de Instalaciones deportivas que se celebró en Junio de 2012 en Madrid.
Fue una oportunidad interesante para poner en práctica conceptos aprendidos a lo largo del máster y, por otro lado, darme a conocer como auxiliar de protocolo en el mismo Congreso, dónde estuve acompañando a importantes Autoridades del mundo deportivo y de la salud.
……Pero también, me vi en la obligación de hacer el papel de traductora…porque a veces, hay gente que por no gastarse un poco más de dinero en contratar un traductor para los invitados extranjeros, pone a última hora a cualquier persona que tiene conocimiento de la lengua inglesa…y me eligieron a mí… ¡vaya experiencia! Yo pude mejorar mi inglés y aprender nuevos conceptos pero ellos aprendieron, de forma obligada, un poquito de español :).
Siempre de algo malo, se saca algo bueno, y yo, me llevé buenos contactos :).
En esta sección voy a explicaros qué es la parte de producción y la parte de organización de un evento.
¿Qué es la PRODUCCIÓN de cualquier EVENTO?
Son las gestiones previas a la organización de cualquier tipo de evento. Tiene como objetivo principal, la preparación y gestión de los recursos y equipos que componen el evento.
En la producción de cualquier evento se debe:
- Organizar y preparar una buena base de datos de aquellas personas que queríamos invitar al congreso.
- Elaborar una base de datos de proveedores (servicios alquilados para el evento).
- Organizar el trabajo en tareas y en equipos.
- Hacer reuniones con los compañeros de trabajo.
- Elaborar listas de proveedores que necesitemos para nuestro evento.
- Tener en cuenta la necesidad máxima de seguridad privada y pública ya que acudirán Autoridades políticas.
- Pedir diferentes permisos a: tráfico, el gobierno, el ayuntamiento, etc… (Si es un evento público y/o privado al que acuda alguna autoridad importante y tengamos que, por ejemplo, cerrar una vía.
- ¿Qué tipo de evento queremos hacer? ¿dónde? ¿a quién está destinado? ¿público o privado?…
- Montaje: La disposición del equipo y los recursos técnicos y humanos que utilizaremos en el lugar donde se realizará el evento.
- Ejecución: Esta es la fase más importante dentro de la Producción; es la fase en la que se reúnen todos los participantes que están preparando el evento y ponen “sobre la mesa” las tareas planificadas y debaten otros puntos concretos. (se han repartido previamente las tareas y asignación de jerarquías y puestos de trabajo). De esta fase tienen que salir las ideas finales para la organización de nuestro evento.
- Desmontaje: Repartir las tareas de desmontaje a cada responsable. (previo al día del evento).
- Fase de información
- Fase de proyecto: Diferenciar las partes del evento. (horarios y tiempos)
- Fase de taquilla: Engloba a todos los grupos de invitados.
- Comunicación interna y externa. Medios de comunicación. Elaboración de una base de datos con los medios que invitamos a nuestro evento. Nota de prensa y Convocatoria de prensa. Elaboración de una rueda de prensa, si fuera una evento de grandes magnitudes
- Ensayos previos al día del evento. Sonido, luces, simulacro de discursos, etc…
- Fase de valoración: se realiza los días posteriores al evento. Es imprescindible anotarlo en una base de datos, para no fallar en lo mismo en próximos proyectos.
La organización del “XIII Congreso… ” nos salvó un poco “frente a la galería”, pero fue un auténtico desastre!!! y me llamó la atención más porque lo organizaba la Federación Nacional de Empresas de Instalaciones Deportivas, que, se supone que es la “cuna” de todos las empresas en este sector, ya no solo a nivel Nacional sino también abarcando ciudades internacionales…y tendría que ser más seria…. profesionalmente hablando.
Bueno, creo que aquí voy a dar por finalizada mi publicación..
